Officer Manage / Office Manager

Dacă ai citit corect înseamnă că ai prima caracteristică pe care o caut în viitoarea office manager RoCoach.

Avem nevoie de o persoană care să știe basic accounting, how to manage client relationship and workflow coordination.  Să stăpânească limba engleză la fel de bine ca limba română. Și limba română la un nivel ridicat. Avem nevoie de o persoana prezentabilă, organizată în timp și în spațiu and someone who cand handle a team of intuitives, if not actually be one of us.

3

Și ca să ai o privire de ansamblu asupra așteptărilor noastre, uite care e părerea echipei despre imaginea ideală a viitoarei noastre colege:

„Înainte de toate mă interesează să fie o persoană extrem de bine organizată și orientată către detalii. Sub nici o formă nu pot avea grija că o întâlnire a fost stabilită corect sau dacă o factură a fost sau nu trimisă.”

„Să fie o persoană pe care să știu că mă pot baza, asta mi se pare cel mai important lucru.”

„Trebuie să țină totul în ordine și să fie foarte prezentabilă.”

Și un ultim criteriu eliminatoriu în procesul de selecție: should be a dog person. 🙂

Dacă te-ai regăsit în rândurile de mai sus, scrie-ne pe adresa: [email protected]

Episodul 2: Despre rolul leaderului

Să ne lamurim din start: leadership-ul este un PROCES. Prin cuvantul ”proces” inteleg aici sa te decizi si sa actionezi pentru ca sa atingi niste scopuri definite. Asta e tot.

In practica mea de coaching in Romania, am observat ca daca leaderii inteleg asta, se produce – ca prin minune! – o schimbare fundamentala in atitudinea lor. Atunci cand un sef de echipa intelege ca a fi leader nu inseamna a tine leadership-ul echipei in brate, el se relaxeaza. Si devine mai bun. Tot asa, atunci cand un CEO vede cum leadershipul organizatiei se transforma intr-un proces creativ (cu valoare adaugata crescuta evident!), acesta se simte mult mai bine in fotoliul directorial. Bineinteles, variantele opuse sunt la fel de valide: majoritatea liderilor de organizatii cu care lucram simt ca ei/ele sunt singurii responsabili de cantitatea si calitatea leadershipului din organizatie.

Mai mult de-atat, leadership-ul este un proces impartasit intre mai multe persoane din organizatie. De ce? Pai simplu. Primele argumente care imi vin:

  1. Exista mult prea multe comportamente de leadership. Adica, chestii de care e nevoie in buna gestiune a procesului de conducere. Ultima data am numarat 264 de comportamente si atitudini VALIDE de leadership, corespunzand mai multor modele de dezvoltare de lideri. Nu am intalnit vreun om capabil sa poarte in sine un asemenea ansamblu matusalemic de comportamente.
  2. In oglinda, daca prin absurd am gasi vreun supraom capabil macar de jumatate dintre ele, sunt convins ca toti colegii acestui om ar fi perfect frustrati. ”Echipa de leadership” ar fi perfect inutila, desi poate unii dintre membri echipei sunt capabili sa performeze comportamente adecvate.
  3. Ceea ce deosebeste o echipa performata de una cu rezultate slabe este responsabilizarea comuna a membrilor. Daca am avea un leader perfect in toate aspectele de leadership, aceasta caracteristica fundamentala pentru echipele performante ar disparea fara urma.

Mai direct, daca avem un singur responsabil de leadership intr-o echipa, performanta echipei este, in cel mai bun caz, medie.

Asadar, te invit sa nu confunzi dezvoltarea personala a unui conducator de organizatie cu dezvoltarea de leadership a organizatiei in sine. Cu o floare (chiar si in varful unei companii) nu se va face, niciodata, primavara.

Ca sa nu las acest gand neterminat, iti marturisesc ca pentru mine, practicianul, a fi leader inseamna sa te asiguri ca exista leadership in echipa, departamentul sau organizatia pe care o conduci.

Leadership, nu roluri de …leader!

Episodul 1: Despre rolul leaderului

Marea, imensa majoritate a oamenilor cu care lucrez sunt in poziții de conducere. Sau de leadership, cum e neologistic corect in limbajul de afaceri (pardon, de business).

Marea, imensa majoritate a lor au o imagine interioara a rolului si calitatilor de lider. Imagine care îi încurcă complet chiar în activitatea și în parcursul către rezultat.

Când îi întreb despre ce înseamnă pentru ei cuvântul acesta – și am facut asta cu cateva sute de membri de echipe executive sau de consilii de administrație – marea, imensa majoritate raspund in 3 moduri:

  1. Subliniind calitatile necesare unui leader exceptional: viziune, curaj, determinare, autenticitate, charisma etc.
  2. Folosind un nume de lider extrem de puternic: Ghandi, Churchill, Cezar, Obama etc.
  3. Explicand diverse situatii si provocari cu care se confrunta in sistemele (echipe, departamente, organizatii) pe care le conduc: ”sa ii fac sa inteleaga…sa ii ajut sa…sa ii motivez sa…”

Acest gen de raspunsuri ma aduc direct la argumentul acestui articol: foarte putini oameni isi inteleg rolul de leadership intr-un mod concret. Majoritatea definitiilor leadershipului pe care le purtam cu noi in viata noastra profesionala nu sunt deloc clare.

Iar neclaritatea e primul pas catre esec.

Mai mult decat atat, tindem sa supra-compensam neclaritatea cu imagini extrem de penetrante (vezi raspunsurile de tip 1 si 2). Ceea ce creaza un blocaj intrinsec: daca eu imi definesc leadershipul ca pe o experienta umana aproape inaccesibila unui individ lipsit de calitati extraordinare, nu fac decat sa ma indrept catre un esec lamentabil. Personal si profesional.

Asadar, sugestia de ”nivel 0” pe care v-o ofer este sa va clarificati sistematic sensul si aplicarea concreta a responsabilitatii de leadership. Rezultatul acestei clarificari nu poate fi mai lung de o fraza simpla, descriptiva, usor de scris si inteles de toti cei care cititi acest panseu.

Te invit sa o scrii pe a ta in comentarii.

Multumesc!

The missing link

Săptămâna trecută am organizat cea de a treia ediţie a Workshopului Prezență Executivă. Am fost încântat să văd oameni de afaceri dornici să evolueze profesional şi să adopte un stil de viaţă coerent şi corect. Aştept cu nerăbdare următorul Workshop, dar până atunci mă pregătesc de un alt eveniment.

Dedicat executivilor de top din corporaţii – The missing link between hard work and high performance, a fost special realizat pentru a prezenta beneficiile coaching-ului individual. Cred şi îmi doresc în continuare ca sfera business din România să evolueze şi de aceea am ales să organizez cât mai multe evenimente deschise pentru a susţine această schimbare.

Vă aştept în număr cât mai mare pe data de 26 Octombrie la Qreator by IQOS.

 

Un mic rezumat al evenimentului Workshop Prezență Executivă…

 

“În viață fie înveți, fie câștigi. Nu pierzi niciodată” Așa a început cea de-a treia ediție Workshop Prezența Executivă, susținut la UniCredit Tower săptămâna trecută.

Mentalitatea de câștigător provine din alinierea anumitor norme de comportament și de comunicare. În plus, atunci când imaginea noastră ne reprezintă într-o manieră adecvată contextului în care ne aflăm, șansele reușitei profesionale cresc. Este vorba despre știință, în niciun caz despre simple percepții. Au fost realizate studii care au demonstrat că ”o scădere de 22 de Hz în tonul vocii a fost corelată cu o creştere de 187.000$”. Motivul? Cu cât vocea este mai joasă, cu atât semnalezi mai multă încredere.

Ce este prezența? În DEX, termenul de prezență semnifică faptul de a fi prezent undeva; existența cuiva sau a ceva într-un loc sau într-un timp anumit. Atunci când ne referim la prezență în sintagma „prezență executivă”, aceasta se reduce la ”capacitatea de a proiecta încredere în sine, de a controla situațiile dificile, imprevizibile; de a lua decizii importante într-un timp scurt și sub presiune” confom Harvard Business Review.

În consecință, prezența reprezintă manifestarea personalității fiecăruia, în modul său unic de exprimare, eliberată de frica și anxietatea datorate situațiilor conflictuale de zi cu zi. Acest lucru se întâmplă atunci când ne comportăm natural, oferim celor din jur atenția noastră în totalitate, când vorbim cu respect și onestitate. În plus, atunci când toate aceste acțiuni sunt aliniate unui scop aparte, sau unei misiuni, atunci este momentul de expresie maxima al prezenței personale.

Nu rata ocazia să te manifeşti corect şi coerent. Biletul către evoluţia ta profesională este Prezența Executivă.

 

*Pentru a te înscrie  la evenimentul The missing link between hard work and high performance completează formularul de pe pagina evenimentului: coaching.ro

 

Simțul umorului – Panaceul natural din organizații

În organizații se întâlnește adesea o atmosferă încărcată de problemele de zi cu zi, de stres și chiar și oboseala cotidiană. În aceste condiții simțul umorului este foarte important la locul de muncă. Dacă reușești să îi faci pe cei din jur să râdă, atunci ei vor fi atenți la tine și te vor asculta. De asemenea, se vor simți confortabil în prezența ta și atunci vei avea doar de câștigat. Mai mult decât atât, există studii care au demonstrat că umorul sporește creativitatea, îmbunătățește  interacțiunile interpersonale și conduce la o atmosfera mai distractivă și detașată la serviciu. Toate aceste elemente pot contribui la succesul unei afaceri, asta dacă sunt combinate cu pasiune și dedicare pentru activitatea pe care angajații o desfășoară.

Am avut prilejul să facilitez un program de ieșire din criză, acum mai mulți ani, pentru o multinațională din domeniul financiar. În cadrul acestui program am avut câteva sesiuni cu directorii unei multinaționale; oameni extrem de supărați pe faptul ca datorită unor decizii nepotrivite începuseră sa piardă oameni în mod accelerat. Calificarea mea de facilitator a început cu jumătate de oră înainte de a începe fiecare sesiune de lucru. Am avut grijă să fiu înaintea tuturor în sală. Am stat de vorbă „la Țigară” cu majoritatea lor, înainte de a începe. Bineînțeles, am avut suficient timp ca să aruncăm câteva glume și bancuri, pentru destinderea atmosferei și așa prea încărcate.

„Orice fel de umor pozitiv crește satisfacția la serviciu. Umorul arată că ești și tu un om și că poți vorbi cu subordonații tăi de la același nivel.” -Jessica Mesmer Magnus

Rezultatul a fost că am decis împreuna să eliminăm stresul din cameră. Apoi, grupul a început sa își manifeste capacitatea de a propune și lua decizii. Alte consecințe pozitive ale unui mediu de lucru deschis și prietenos sunt depășirea situațiilor dificile la job, creșterea calității interacțiunilor cu cei din jur dar și eficientizarea comunicării din interiorul organizației.

Pentru a învăța diferitele comportamente care te pot ajută în situații de stres te invit să afli mai multe despre conceptul de Prezență Executivă.

ȚINUTA UNUI LIDER

De când practic coaching în România am luat parte la diverse întâlniri business și am remarcat faptul că odată cu trecerea timpului, unele companii au rămas la fel iar angajații le-au urmat exemplul.

Primele întâlniri cu managerii uneia dintre cele mai mari companii din România a venit pentru mine cu un șoc. Ținuta și imaginea angajaților provenea din anii ’80. Purtau cămăși în culori șterse, cocuri fixate in aceeași poziție și costume care nu li se potriveau. Totul comunica o rezistență enormă la schimbare.

De asta fusesem prevenit de către partenerii din afara țării: ei vor sa facă lucrurile la fel cum erau obișnuiți, fără să aibă în vedere faptul că piața s-a schimbat profund. M-am văzut cu marea majoritate a directorilor, înainte de a începe un program de transformare de competente de leadership.

Concluzia și propunerea mea către șeful organizației a fost sa începem exact invers față de orice program de training: să modificăm cum arată acest grup.

Așa am și făcut. Rezultatul imediat a fost o creștere semnificativă a stimei de sine în rândul angajaților, care a dus la o flexibilizare a atitudinii asupra schimbărilor. În plus, oamenii cu care angajații intră în contact vor percepe o imagine credibilă și profesională a companiei, doar prin reprezentantul pe care l-a întânit, asta dacă el transmite aceste caracteristici.

Mai mult decât atât, după cum am mai spus, prima impresie este cea mai importantă și trebuie să ținem cont de faptul că ea se formează în timp de câteva secunde. Dacă ceea ce purtăm e ales adecvat, în mod firesc vom transmite şi mesajul dorit. Un alt atribut pozitiv al vestimentaţiei este faptul că are puterea de a transforma starea de spirit a unui individ. Ia exemplul unei persoane pe care o admiri, încearcă să iți ajustezi ținuta şi o să ai mai multe şanse de a acţiona ca acea persoană.

Mai jos câteva reguli simple enunțate de John T. Malloy:

  • Îmbracă-te elegant;
  • Fii întotdeauna curat;
  • Îmbracă-te mai conservator decât potențialii tăi clienți;
  • Îmbracă-te cel puțin la fel de bine ca potențialii tăi clienți;
  • Evită să porți ceva ce îți dezvăluie convingerile personale.

Pentru oamenii de afaceri care înțeleg cât de importantă este ținuta business am organizat Workshop Prezență Execută.

Învață să fii un lider elegant.

Cum citește un lider o cameră?

Din experiența mea de coaching în România pot spune că atunci când trebuie să susții o prezentare sau să participi la o ședintă, pregătirea ta nu reprezintă cheia succesului. Cel mai important este să poți identifica rapid tipul audienței din sală, nivelul angajamentului lor și problemele de interes pentru ei. Pe scurt, un lider are nevoie să știe cum să citească o cameră.

Spre exemplu,atunci când am susținut prima prezentare în fața unor studenți de MBA, eram extrem de emoționat. Aveam tot felul de așteptări, în special de la mine. Și mă raportam la grupul de manageri studioși ca la cel mai cunoscător și bine documentat grup în fața căruia puteam vorbi.

Când am intrat în sala de curs, am observat în primul rând că erau mult mai mulți oameni decât prevăzusem. Eu mă gândeam ca voi avea o discuție cu 10-15 persoane, în sala erau peste 100. În plus, am fost atenționat chiar înainte de a începe, de către gazdă, să le comunic lucruri extrem de interesante, nu chestii comune.

Gazda mi-a făcut o introducere scurta și fără nici o implicare emoțională. După aceasta introducere, sala părea – din punct de vedere emoțional – de „piatră”.

Ce am făcut? M-am axat în discurs pe un singur criteriu: cu ce îi pot ajuta informațiile livrate de mine.

În plus, am început prin a utiliza auto-ironia.

După primele 5 minute, atmosfera s-a destins. După următoarele 15 au început întrebările. Și finalul a fost o dezbatere foarte aprinsă pe un caz ridicat de un participant.

Câteva sugestii pentru a-ți crește capacitatea de a citi o cameră sunt:

  • Învață cum să relaționezi cu cei din jur – indiferent de abilitățile tale profesionale, mereu va prima capacitatea de a comunica și interaacționa cu cei din jur. Aceasta este definitorie pentru success.
  • Fii atent la relațiile din cadrul audienței. Atunci când aceștia intră în cameră, observă modul în care se comportă în grup, cine e apropiat cui și de cine se feresc.
  • Lucrează la abilitatea de a asculta activ. Lasă-i pe ceilalți să vorbească deoarece oamenii înfloresc atunci când sunt ascultați.
  • Învață să citești printre rânduri. Interpretează cu atenție limbajul non verbal al audienței și adaptează-te acestuia!

Dacă ești pasionat de acest subiect și îți dorești să devii liderul de mâine din compania ta, te invit la Workshop Prezența Executivă.

Teoria formelor fără fond: problema business-ului românesc

„Dificil, obositor şi cu rezultate mici”. Aşa ajung clienţii mei să vorbească despre interacțiunea cu unii angajaţi, colaboratori, oameni de afaceri. Nu pot să nu privesc scena de business din România şi să nu remarc, la rândul meu acelaşi lucruri. De ce? Şi mai ales ce putem să facem?

În tentativele noastre de adaptare la un modelul de business occidental am scăpat din vedere unele dintre cele mai importante elemente. Cu toţii ne-am grăbit să copiem aşa cum se face „în afară” ajungând iarăşi la teoria formelor fără fond a lui Titu Maiorescu.

Ce ne-a scăpat în această tranziţie?

Este simplu: Comunicarea, Ţinuta şi Comportamentul.

Am lăsat în urma cele mai esenţiale aspecte grăbindu-ne să ajungem la un nivel profesional cât mai ridicat. Şi nu contest asta. Oameni de afaceri tineri care depăşesc cu mult gândirea şi şcoala europeană de business, antreprenori creativi care au ajuns să pornească de la zero propriile afaceri. Dar tot lipseşte ceva.

Acel lucru este Prezență Executivă. Lipsesc rafinamentul, eleganța negocierilor şi conversaţiilor. Afacerile de milioane nu se pot realiza între oameni care nu deţin acești aşi. Nu poţi să pretinzi că eşti pregătit pentru un asemenea nivel dacă nu arăţi, nu vorbeşti şi mai ales, nu ştii să te comporţi ca un lider de top.

Şi această regulă se aplică tuturor celor care vor să facă parte din sfera de afaceri. Fie că vorbim de lideri care aspiră la poziţii de board, fie că vorbim despre tinerii care abia îşi încep cariera. Educaţia şi aceste elemente nu ţin de vârstă sau de poziţie. În mod clar cei mai înaintaţi au dobândit aceste atuuri natural şi prin vasta experienţă profesională, dar activitatea mea mă face să spun că sunt cazuri în care lucrurile nu sunt chiar aşa. Am cunoscut persoane cu experiență în mediul de business cărora le lipsesc aceste atribute esențiale. Aceştia reprezintă un model pentru cei mai tineri şi este dezastruos că le transmit aceast mesaj şi această imagine.

Din dorinţa de a ajuta mediul de afaceri din România și din dorinţa de a-l educa am ales să organizez Workshop-ul de Prezenţă Executivă.

În cadrul evenimentului vor fi prezentate și următoarele tematici:

  • Reguli de ținută, comportament și comunicare indispensabile în organizații și în viața de zi cu zi;
  • Menținerea calmului în situații stresante la locul de muncă, gestionarea eficientă a emoțiilor;
  • Asumarea deciziilor, empatia la locul de muncă și totul despre comunicarea non-verbală;

Te invit să iei și tu parte la acest eveniment: Workshop Prezență Executivă

*Acest fragment este un extras din Comunicatul de Presă realizat pentru colaboratorii noștri.

Lipsa spațiului de exprimare – semnalul de alarmă al „Gravitas-ului”

Despre gravitas v-am mai povestit cu ocazia Workshop-ului de Prezență Executivă. Reluând, această caracteristică iese la suprafață atunci când vorbim despre modul în care oamenii se poartă pe sine, cum acționează în diverse situații și contexte sociale. Gravitas, așa cum este definit de ”The Center for Talent Innovation” are 6 componente mari:

  • Încredere
  • Putere de decizie
  • Integritate și veridicitate
  • Inteligența emoțională
  • Reputație
  • Viziune

Una din situațiile în care m-am confruntat cu o situație neașteptată a fost la începutul unui program de dezvoltare de Leadership. M-am întâlnit cu CEO-ul pe România al companiei client, care era implicat direct în program. În fața echipei sale era un fel de Dumnezeu: nici musca nu se auzea! Feedback-ul de la echipă se dădea la sfârșitul întâlnirii, individual, pe rând, în câteva minute. Tot el încheia orice ședință printr-un discurs lung și moralizator.

În schimb, în întâlnirile individuale, CEO-ul era extrem de afabil, asculta, punea întrebări, zâmbea etc.

Și nu înțelegeam cum un om se poate schimba la 180 de grade atât de brusc.

Misterul s-a lămurit când am vorbit cu șeful lui direct: acel om suferea îngrozitor de una dintre „bolile” gravitas-ului: era extrem de egocentric și practic nu lasă loc nimănui de a se exprima. Nici măcar mie.

În plus, avea o ironie extrem de agresivă (pasiv).

Implicit, prima parte a programului de coaching a fost orientata in a găsi și practica cel mai bun model de Leadership (viu) din organizație. Care era șeful șefului CEO-ului. Odată modelul schimbat la nivel de comportament, am trecut la a găsi cel mai bun mod de a lucra cu propria echipă.

Mai mult decât atât, toate elementele gravitas-ului necesită timp și efort pentru a fi construite. Prezența Executivă poate fi construită cu perseverență și vă garantez că vă va aduce beneficii în toate interacțiunile pe care le veți avea, fie de natură personală sau profesională.

Din aceste motive vă invit la Workshop Prezență Executivă de pe 10 Octombrie.

 

 

Cum își gestioneză oamenii de afaceri timpul eficient?

Una dintre cele mai des întâlnite probleme ale oamenilor de afaceri este gestionarea timpului. Această situație care îi face să îşi dorească ca ziua să aibă mai mult de 24 de ore. Mai bine de 70% din clienţii mei vin cu această problemă. Avem nenumărate ședințe de coaching individual gestionând şi eficientizând acest proces.

La sfârşit se atinge acel echilibru între viaţa profesională şi personală. Ba mai mult, clienţii mei apucă să se odihnească sau să îşi ia concediu.

Cum reuşim asta prin coaching?

Totul începe prin comunicare. Îi ajut pe clienţii mei să spună ”NU” şi să înveţe să ceară ajutorul. Atât de simplu. Din dorinţa de a face cât mai mult, mai bine şi mai repede, aceştia se angajează să care un bolovan după modelul lui Sisif. Prin asumarea faptului că nu sunt capabil fizic să facă totul, aceştia înţeleg, că adevărată performanţă a liderului este să își gestioneze oamenii şi timpul personal.

Secretul lucrurilor făcute la timp

O altă problemă pe care încerc să o remediez prin coaching este anxietatea provocată de deadline. Este dificil la început să crezi că poţi să treci este această presiune. Dar cu ajutorul coaching-ului te poți elibera de senzația de copleșire.

Stresul în asemenea situaţii este inutil. Nu va face decât să ocupe timp preţios care poate să fie folosit în gestionarea lucrurilor din agendă. Conştientizând această situaţie, vei avea o viziune clară asupra lucrurilor şi o să ştii să îţi ei un punct de respiro în care să analizezi situaţia la rece.

Dar pentru început te invit să reflectezi la această problemă şi să răspunzi la aceste întrebări pentru a ştii de unde să începi:

1.În ce parte a zilei sunt cel mai productiv?

2.Îmi place să mă ocup de un proiect mare din start, sau prefer să îl iau pas cu pas?

3.Știu să ofer un timeframe real?

4.Cat de productiv sunt cu adevarat?