Etichetă: sedinte

În căutarea timpului pierdut …de manageri. Episodul 2.

Mihai Stănescu 3 Comentarii

După cum aminteam în articolul precedent, dacă sunteți în poziții manageriale vă puteți îmbunătăți drastic relația cu timpul profesional prin modificarea implicării în cel mai des întâlnit cadru de acțiune din existența voastră profesională: ședințele.

În această perspectivă, vă ofer un al doilea instrument specific, pe care l-am învățat cu unul dintre mentorii mei în coaching, Alain Cardon. Ceea ce am scris mai jos este un rezumat executiv al tehnicii, urmând ca pentru cei dintre voi care nu-și pierd răbdarea până la sfârșitul articolului să vă ofer referința la un material comprehensiv asupra acestui instrument. Dacă alegeți să îl implementați în echipa sau echipele voastre, vă sugerez ca pentru început să apelați la profesionițti antrenați în implementarea acestui instrument.

II. Procesul Delegativ al ședinței

Practica Proceselor Delegative în ședințe este un model sistemic de eficientizare a ședințelor: el se centrează pe influențarea interacțiunilor dintre participanți, nu pe schimbarea oamenilor. Modelul se concentrează pe relații, pe interfețe și nu pe tipuri de personalitate sau pe alte entități distincte din organizație (departamente, domenii de activitate ale companiei, etc.). În acest context, devine o unealtă foarte performantă pentru dezvoltarea atât a eficienței unei ședințe, cât și a transversalității și co-responsabilității pe rezultatele dorite într-o companie. Însă – ca orice instrument de acest gen – Procesele Delegative nu pot fi judecate ca fiind un instrument “bun” sau “rău”, eficient sau lipsit de eficiență, în sine. În special în cazurile în care echipele suferă perturbări majore (de ex.: schimbări dese și bruște de direcție și componență), eficiența acestui proces devine extrem de mică. Mai mult decât atât, Procesele Delegative sunt extrem de eficiente în măsura în care sunt folosite în întâlniri care au ca subiect decizii manageriale, de orice nivel (executiv, tactic și chiar strategic).

Principiul central al acestui instrument rezidă în delegarea funcțiilor pe care o echipă are nevoie să le gestioneze, indiferent de specializarea ei. Sunt sigur că ați participat la ședințe de tipul “one man show”, în care șeful stabilește si obiectivele, propune și responsabilii, găsește deadline-urile și le și împarte. Acesta ar fi contra-exemplul cel mai potrivit, mediul cel mai propice de a îmbunatăți climatul unei echipe prin Procesele Delegative! Ceea ce propune acest instrument este ca procesele standard ale unei ședințe să fie delegate către participanți. Haideți să vedem care ar fi aceste procese standard:

  • Primul rol care este delegat este cel de “moderator”.

În măsura în care șeful echipei este primul responsabil de calitatea și rezultatele ședinței și își exercită această reponsabilitate prin luarea de decizii sau aprobarea lor, rolul de “moderator” devine crucial. “Moderatorul” este echivalentul dirijorului dintr-o orchestră care își știe foarte bine partitura. El are responsabilitatea de a mișca constant energia în echipă, de a se asigura că nimeni nu rămâne în afara subiectului și de a opri orice “solist” care …nu se poate opri singur!

  • Al doilea rol delegat este cel de “decision driver”.

Dacă eficiența unei ședințe este măsurată prin cantitatea și calitatea deciziilor luate, este nevoie ca unul dintre participanți să își asume rolul de a “impinge” echipa către acestea. El provoacă și înregistrează deciziile luate, asigurându-se că toți participanții la ședință au înțeles clar și obiectiv ce acțiuni s-au stabilit, în ce interval de timp și care este gradul fiecăruia de responsabilitate.

  • Al treilea rol delegat este cel de “pacer”.

În limba engleză, “to pace” înseamnă “a ține ritmul, a cadența”. Echivalentul acestui rol îl întâlnim în sporturile acvatice de echipă: vă amintiți sportivul care stă în vârful bărcii, cu un mic megafon la gură, menținând ritmul de vâslire? Sau mai arhaic, cum erau cadențați vikingii cu ajutorul unei tobe? Rolul de “pacer”-ului este să anunțe timpul petrecut în ședință, în mod ritmic (de ex.: dacă ședința este stabilită să dureze 30 min., “pacer”-ul poate avea un ritm de un anunț la fiecare 5 minute). “Pacer”-ul nu este responsabil cu timpul, ci doar cu menținerea ritmului alert și tonic al întâlnirii.

  • Al patrulea rol care se poate delega este cel de “coach”.

Acest rol este cel mai puțin cunoscut și implementat în echipele de manageri din România. Paradoxal, este și cel care asigură cea mai bună relație cu performanța pe care o poate avea o ședință. Esența acestui rol este să ofere un cadru de dezvoltare de la o ședință la următoarea, oferind sfaturi și sugestii practice fiecărui participant la ședință. Pentru implementarea acestui rol, în fiecare ședință sunt alocate 10-15 minute la sfârșitul ei. Rețineți, nu este vorba de feedback și nici de sentințe valorice. Coach-ul va oferi idei și alternative pozitive și concrete pentru îmbunătățirea participanților.

  • Alte roluri (excepționale) pot fi cel de “technician”, “host” sau chiar “writer”.

În funcție de complexitatea întâlnirii, se pot delega în echipă și alte funcțiuni. Dacă aveți nevoie de prezentarea unor date tehnice, puteți crea un rol delegat într-o sedință. Iar dacă echipa sau grupul de participanți alege sau este nevoit să se întâlnească în mai multe locuri (în sedii locale, în afara țării, etc.), rolul de gazdă poate fi unul crucial, în ideea delegării unui responsabil cu amenajarea locului și condițiilor fizice ale ședinței.

Dacă principul acestui instrument este ilustrat de crearea rolurilor delegate, ceea ce îl face să devină un instrument foarte eficient de dezvoltare managerială este circularitatea rolurilor: de la întâlnire la alta, rolurile sunt asumate de altcineva. Nimeni nu va face același rol timp de 3-4 ședințe consecutive. Astfel, fiecare dintre participanți va avea oportunitatea să-și dezvolte abilități practice de gestionare și coordonare, fundamentale pentru succesul în management.

Procesele Delegate sunt un instrumentar sistemic și din acest motiv: modelul poate să se dezvolte la nivelul întregii companii, răspândind un mod efficient de a trata timpul și resursele managerilor acelui business. Fiecare dintre participanți va putea învăța rapid implementarea de roluri și le poate transmite în propria echipă sau în alte ședințe.

Succes!

[Pentru mai multe informații referitoare la acest instrument, vă invit să citiți materialul scris de insuși creatorul lui: SYSTEMIC DELEGATED PROCESSES IN MANAGEMENT]

[articol publicat si in standard.ro]

În căutarea timpului pierdut …de manageri. Episodul 1.

Mihai Stănescu 5 Comentarii

Indiferent de misiunea și viziunea companiei în care lucrează sau de domeniul acesteia, indiferent de nivelul de decizie în care este implicat, în viața managerului există un lucru central și dătător de identitate: ședințele. Oricât ai încerca, nu vei putea separa activitatea managerială curentă de axa întâlnirilor, “meeting”-urilor și a ședințelor. Mai mult decât atât, la fel cum un student este evaluat prin prisma participării lui la cursuri, așa și un manager este apreciat după gradul de ocupare al timpului în ședinte. Expresia “sunt/este într-o ședință” a dobândit în timpurile noastre ultramoderne același înțeles pe care îl avea în vechime adorația zeilor păgâni: “dacă îl deranjați, veți strica definitiv și irevocabil ordinea lumii!”.

Uneori acest înțeles irațional își are sensul și justificarea perfect normală. Am asistat la întâlniri cdin care au pornit decizii de milioane de euro și la sesiuni de negocieri economice de zeci de milioane de euro. La întâlniri stabilite ca fiind “informale”, dar la care se iau decizii care impactează viața și bugetele a zeci de mii de oameni. În plus, unii dintre oamenii de afaceri își stiu atât de bine valoarea reală a timpului încât mă aștept să aud și-n România lui 2010 celebra frază a lui Donald Trump: “You have 2 minutes, convince me or leave!”.

Nu vă faceți prea mari iluzii, cazurile de acest gen sunt picături de profesionalism într-o adevărată mare a ineficienței. Am participat la mii de întâlniri între manageri și vă pot spune că de obicei legea lui Pareto funcționează cu precizia unui ceasornic elvețian: în 20% din timpul alocat unei ședințe se iau 80% din decizii. Asta dacă întâlnirile sau ședințele sunt orientate către o productivitate reală. Nu sunt clar? Păi n-ați participat niciodată la o “ședință de informare”?!?

În căutarea timpului pierdut al unui manager, cel mai simplu este să începem din sălile de ședințe. Sincer nu cred că este nevoie să mergem mai departe, cel puțin pentru o vreme. Impactul reducerii timpului din ședințe cu 25% măcar este atât de mare, încât poate determina o creștere dublă a productivității organizației. Da, “time is money”!

Ca să reduceți timpul din întâlniri și ședințe, vă propun 2 instrumente cu care lucrez în fiecare echipă de management pe care o antrenez: contractul conversațional și procesul delegativ al ședinței. Vi le prezint în două episoade, pentru a câștiga claritate asupra implementării lor.

I. Contractul conversațional

Contractul conversațional se aplică în orice tip de întâlnire puteți avea pe parcursul unei zile. Deși sună pompos, el este de fapt exprimarea unui bun simț relațional la nivel de business. Contractul de conversație presupune 3 pași simpli și eficace:

  • Să stabiliți care este rezultatul practic al întâlnirii. Poate fi o serie de decizii privind activitatea curentă, ok-ul pe un nou proiect investițional, agrearea unei strategii de vânzare sau cumpărare, etc. Dar atentie! Prin „practic” înțeleg un rezultat specific, măsurabil, …S.M.A.R.T. Indiferent la cel nivel al deciziei vă aflați, „practic” înseamnă „măsurabil de un terț care nu a participat la ședință”. Rezultatul ședinței este un răspuns clar la întrebarea: „Ce ne dorim să avem la sfârșitul acestei ședinte?”
  • Să gestionați procesul care se va desfășura în ședință. Dacă în prima etapă vă devine clar „de ce”-ul, în a doua este nevoie să clarificați celelalte întrebări manageriale:

– de cine avem nevoie, ca participant (experți, șefi, responsabili, colegi, parteneri, consultanți, subalterni)?

– de ce altceva avem nevoie, în afară de oameni (un proiector, baze de date, bugete, un prototip, o istorie a deciziilor, o analiza de piață)?

– unde ținem ședința (online/offline, o sală, un restaurant, o bancă în parc)?

– cum se va desfășura ședința (brainstorming, etape formale, există un facilitator și o agendă)?

În acest pas lucrurile merg mai ușor, deoarece fiecare dintre participanții la ședință sunt deja puși la curent în privința rezultatului. Cu alte cuvinte, toți cei implicați pot participa la gestionarea procesului din ședință cu sugestii și idei.

  • Să stabiliți timpii: cât durează ședința, când este cel mai potrivit să ne întâlnim, cât timp ne dăm să ajungem la cea mai bună decizie posibilă. Aparent paradoxal, având în vedere că majoritatea încep prin a stabili timpul: „Salut! Ai azi o jumatate de ora, pe la 10-11?”- sunt convins că ați auzit această propoziție, cu variațiile de rigoare, de multe ori. Însă cum vă puteți da acordul pentru o ședință care nu are nici un rezultat clar definit, nici un proces de desfășurare bine definit? Cum să puteți investi cu timp și încredere un astfel de om?

Această metodă a căpătat un nume alternativ: „procesul lent-rapid”. Debutul se face aparent lent, în clarificarea punctelor de mai sus. Continuarea însă este din ce în ce mai rapidă și duce la rezultate impresionante. Și mai ales vă ajută să economisiți din ambele resurse cruciale ale unui manager: timpul și concentrarea pe rezultate.

Succes!

[articol publicat și pe standard.ro]